Drei Schritte zu Ihrem KI-Telefonbot
Von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb — wir übernehmen den gesamten Prozess. Sie müssen sich um nichts kümmern.
Analyse & Strategie
Alles beginnt mit einem Gespräch. Wir hören zu, stellen Fragen und verstehen, wie Ihr Notariat tickt. Welche Anrufe kommen am häufigsten? Wo verliert Ihr Team die meiste Zeit? Welche Vorgänge — Kaufvertrag, Grundschuld, Erbrecht — dominieren Ihren Alltag?
Was in dieser Phase passiert:
- check_circleAnalyse Ihrer häufigsten Anrufszenarien und Mandantenanfragen
- check_circleAuswertung typischer Gesprächsverläufe und Rückfragen
- check_circleIdentifikation der Vorgänge mit dem höchsten Automatisierungspotenzial
- check_circlePrüfung Ihrer Kanzleisoftware-Anbindung und Schnittstellen
- check_circleErstellung eines individuellen Konzepts mit konkretem ROI-Ausblick
Ergebnis: Am Ende dieser Phase wissen Sie genau, welche Anrufe der Bot übernimmt, wie er sich in Ihren Workflow einfügt und welchen Zeitgewinn Sie erwarten können.
Konfiguration & Training
Jetzt wird es konkret. Unsere Experten konfigurieren den KI-Telefonbot für Ihr Notariat — nicht von der Stange, sondern maßgeschneidert. Wir trainieren ihn mit den Szenarien, die Ihren Alltag bestimmen: Statusabfragen zu Grundbucheintragungen, Terminkoordination mit vier Parteien, Unterlagen-Checklisten nach Vorgangsart.
Was in dieser Phase passiert:
- check_circleIndividuelle Konfiguration aller Gesprächsszenarien
- check_circleTraining mit notariatsspezifischem Fachwissen (GNotKG, BNotO, Grundbuchrecht)
- check_circleAnbindung an Ihre Kanzleisoftware für Echtzeit-Statusauskünfte
- check_circleEinrichtung der Anrufweiterleitung und Eskalationslogik
- check_circleInterne Testphase mit realistischen Szenarien aus Ihrem Kanzleialltag
Ergebnis: Ihr Bot kennt die Sprache Ihrer Mandanten, versteht notarielle Fachbegriffe und weiß, wann er an Ihr Team weiterleiten muss.
Go-Live & Dauerbetrieb
Der Tag, an dem Ihr Telefon anders klingelt. Der Bot geht live — zunächst parallel zu Ihrem Sekretariat, damit Sie in Ruhe beobachten können, wie er arbeitet. Nach der Eingewöhnungsphase übernimmt er schrittweise mehr Anfragen. Und wir? Wir bleiben an Ihrer Seite.
Was in dieser Phase passiert:
- check_circleSanfter Go-Live mit parallelem Betrieb (Bot + Team)
- check_circle24/7 Monitoring aller Gespräche und Eskalationen
- check_circleMonatliche Performance-Reports mit konkreten KPIs
- check_circleKontinuierliche Optimierung der Gesprächsqualität
- check_circleRegelmäßige Anpassung an neue Vorgangsarten und Mandantenbedürfnisse
Ergebnis: Ihr Notariat ist rund um die Uhr erreichbar. Ihr Team hat Zeit für die Arbeit, die wirklich zählt. Und der Bot wird jeden Monat besser.
Bereit für den ersten Schritt?
Das kostenlose Erstgespräch ist Ihr Einstieg in Phase 1. Wir analysieren Ihre Situation und zeigen Ihnen, was möglich ist — ganz unverbindlich.
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