Anrufe als Datenquelle: Was Notariate aus den Telefonanfragen ihrer Mandanten lernen können

In der Notarkanzlei von Notar Dr. Hauser in Münster klingelt das Telefon an einem normalen Dienstag fast pausenlos. Die Notarfachangestellte am Empfang nimmt einen Anruf nach dem anderen entgegen, notiert Anliegen auf Haftnotizen und gibt weiter, was wichtig erscheint. Am Abend ist klar: Es war viel los. Aber was genau gefragt wurde, wie oft dasselbe Anliegen auftauchte und zu welcher Uhrzeit die meisten Anrufer durchkamen, weiß niemand. Diese Informationen verpuffen Tag für Tag. Genau hier setzt eine systematische Anrufauswertung im Notariat an: Sie verwandelt das tägliche Anrufaufkommen in eine belastbare Datenbasis für bessere Sprechzeiten, klarere Informationsseiten und eine vorausschauende Personalplanung.

Das Telefon bleibt für Notariate der wichtigste Erstkontakt. Laut Statista (2025) lag der Telefonanteil an allen Servicekontakten in deutschen Contact Centern 2005 noch bei rund 80 Prozent und sinkt bis 2025 auf etwa 45 Prozent, bleibt damit aber der bedeutendste einzelne Kanal. Für eine beurkundungspflichtige, beratungsintensive Dienstleistung wie die notarielle ist der Anteil erfahrungsgemäß noch höher. Wer diesen Kanal nicht nur abarbeitet, sondern auswertet, gewinnt einen Vorsprung.

Warum jeder Anruf eine ungenutzte Information ist

Eine Anrufauswertung im Notariat macht aus flüchtigen Gesprächen messbare Muster. Jeder eingehende Anruf trägt drei Informationen in sich: das Anliegen, den Zeitpunkt und das Ergebnis. In der klassischen Telefonannahme über das Sekretariat geht der größte Teil davon verloren, weil niemand strukturiert protokolliert, was gefragt wurde.

In Deutschland gibt es laut Bundesnotarkammer (2026) 6.205 Notarinnen und Notare. Jede dieser Stellen verarbeitet täglich eine zweistellige bis dreistellige Zahl an Anrufen, oft mit immer denselben Fragen: Was kostet eine Beurkundung? Welche Unterlagen muss ich mitbringen? Wie lange dauert es bis zum Termin? Wenn diese Anfragen nicht erfasst werden, fehlt der Kanzlei die Grundlage, um zu erkennen, wo der Beratungsbedarf wirklich liegt.

Genau das ist der Kern der Anrufauswertung im Notariat: nicht mehr Gespräche führen, sondern aus den geführten Gesprächen lernen. Eine moderne KI-gestützte Telefonannahme protokolliert jeden Anruf strukturiert nach Anliegen, Uhrzeit und Verlauf, ohne dass das Team zusätzlich Strichlisten führen muss.

Welche Kennzahlen die Anrufauswertung im Notariat liefert

Aus dem Anrufaufkommen lassen sich mehrere Kennzahlen ableiten, die direkt in die Kanzleiorganisation einfließen. Entscheidend ist, dass die Daten automatisch und einheitlich entstehen, nicht aus dem Bauchgefühl einzelner Mitarbeiter.

Die wichtigsten Kennzahlen für eine Notarkanzlei im Überblick:

Diese Werte sind keine theoretische Spielerei. Laut McKinsey (2024) konnte ein Unternehmen allein durch die Analyse von Sprach- und Textdaten die durchschnittliche Bearbeitungszeit um rund 40 Prozent senken und wiederkehrende Anrufe um etwa 15 Prozent reduzieren. Übertragen auf ein Notariat heißt das: Wer weiß, welche Frage wie oft kommt, kann sie an der Quelle beantworten, bevor sie das Telefon erreicht.

Wie aus Anrufdaten bessere Sprechzeiten werden

Wenn die Datenbasis steht, lässt sich die Erreichbarkeit gezielt steuern statt zu raten. Viele Kanzleien legen ihre Telefonsprechzeiten historisch fest, ohne zu wissen, ob die Anrufer tatsächlich in diesen Fenstern anrufen.

Eine Anrufauswertung deckt die typischen Spitzen auf: Häufig liegen sie am frühen Vormittag und direkt nach der Mittagspause. Auch Anrufe außerhalb der offiziellen Sprechzeiten werden sichtbar, etwa abends oder am Wochenende, wenn berufstätige Mandanten Zeit zum Telefonieren finden. Diese Anrufe zeigen einen konkreten Bedarf, der bisher unbemerkt ins Leere läuft.

Mit diesen Erkenntnissen kann eine Kanzlei ihre Sprechzeiten an das echte Anrufverhalten anpassen und entscheiden, wo sich eine parallele Anrufannahme ohne Besetztzeichen am stärksten auszahlt. Statt pauschaler Öffnungszeiten entsteht ein Plan, der zu den Mandanten passt.

Häufige Anliegen erkennen und an der Quelle beantworten

Die größte Hebelwirkung liegt darin, wiederkehrende Anliegen früh zu erkennen. Wenn dieselbe Frage hundertfach im Monat gestellt wird, ist das kein Zufall, sondern ein Hinweis auf eine Informationslücke.

Typische Muster, die eine Anrufanalyse im Notariat sichtbar macht:

• Kostenfragen: Viele Anrufer wollen wissen, was eine Beurkundung kostet, obwohl sich die Gebühren nach dem gesetzlich geregelten GNotKG richten und vom Geschäftswert abhängen.
• Unterlagenfragen: Welche Dokumente müssen zum Termin mitgebracht werden, etwa beim Grundstückskaufvertrag oder bei der Vorsorgevollmacht?
• Ablauffragen: Wie läuft eine Beurkundung ab und wie lange dauert der Vorgang?
• Dringlichkeit: Erbschein, Testament oder Eilfälle, bei denen die Anrufer schnelle Orientierung brauchen.

Jedes dieser Muster lässt sich nutzen. Wiederholen sich Kostenfragen, gehört eine verständliche Erklärung prominent auf die Website oder in eine Vorbereitungsseite. Häufen sich Unterlagenfragen, hilft eine klare Erklärung, wie der KI-Telefonbot Kostenfragen am Telefon korrekt beantwortet. So sinkt das Anrufvolumen genau dort, wo es vermeidbar ist, und das Team gewinnt Zeit für die wertschöpfende juristische Arbeit.

Laut McKinsey (2024) erreichen die meisten Organisationen zwar Kennzahlen wie die Erstlösungsquote, nutzen die gewonnenen Erkenntnisse aber selten, um ihre Prozesse umzubauen. Genau dieser Schritt, vom Messen zum Handeln, macht den Unterschied.

Personalplanung auf Datenbasis statt Bauchgefühl

Wer das Anrufaufkommen kennt, kann sein NoFa-Team gezielt einsetzen. Statt das Sekretariat dauerhaft am Telefon zu binden, lässt sich der Personaleinsatz an den tatsächlichen Spitzen ausrichten.

Das ist gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels wichtig. Qualifizierte Notarfachangestellte sind knapp, und ihre Zeit ist zu wertvoll, um sie mit Standardauskünften zu verbrauchen. Eine Anrufauswertung beziffert genau, welcher Anteil der Anrufe reine Routine ist und wo echte juristische Zuarbeit gefragt ist. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, welche Aufgaben automatisiert und welche dem Team vorbehalten bleiben sollten. Wie sich dadurch das NoFa-Team vom Telefon entlasten lässt, zeigt sich erst, wenn die Zahlen vorliegen.

Die Datenlage verbessert sich dabei kontinuierlich. Laut McKinsey (2024) entstehen besonders aussagekräftige Muster, wenn strukturierte und unstrukturierte Daten kombiniert werden. Im Notariat heißt das: Anlass, Uhrzeit und Gesprächsverlauf zusammen ergeben ein Bild, das einzelne Notizzettel nie liefern könnten.

Anrufauswertung im Notariat datenschutzkonform aufsetzen

Jede Anrufauswertung im Notariat steht und fällt mit dem Datenschutz und der notariellen Verschwiegenheitspflicht. Die Auswertung darf niemals die Geheimhaltung nach Paragraf 18 BNotO gefährden.

Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Statistik und Inhalt. Für die Optimierung von Sprechzeiten und FAQ-Seiten genügen aggregierte, anonymisierte Kennzahlen: Wie viele Kostenfragen kamen, zu welcher Uhrzeit, an welchem Tag. Personenbezogene Inhalte einzelner Mandate gehören nicht in eine Statistik. Eine saubere Lösung trennt diese Ebenen technisch und verarbeitet Daten DSGVO-konform, idealerweise mit Servern und Datenhaltung in Deutschland. Worauf es bei der Wahl zwischen einem externen Telefonservice und einer KI-Lösung im Notariat in puncto Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit ankommt, ist eine Frage der richtigen Konzeption, nicht ein Argument gegen die Auswertung selbst.

Die zunehmende Akzeptanz solcher Werkzeuge spiegelt sich in der Praxis wider. Laut Bitkom (2026) ist der Anteil deutscher Unternehmen, die Künstliche Intelligenz aktiv einsetzen, von rund 20 Prozent im Jahr 2024 auf 41 Prozent gestiegen, ein erheblicher Teil davon im Kundenkontakt.

DigiRift als Partner für die datengestützte Notarkanzlei

Eine Anrufauswertung im Notariat ist kein Selbstläufer, sondern braucht eine Lösung, die Erfassung, Auswertung und Datenschutz zusammenbringt. Genau hier setzt DigiRift an: als KI-Agentur, die individuelle Lösungen plant, entwickelt, integriert und betreibt, ohne dass die Kanzlei selbst etwas bauen muss.

Der KI-Telefonbot von DigiRift nimmt Anrufe entgegen, beantwortet Standardfragen rund um Kosten, Unterlagen und Abläufe und protokolliert dabei strukturiert, welches Anliegen wie oft und wann aufkommt. So entsteht im laufenden Betrieb eine Datenbasis, ohne dass jemand Strichlisten führt. Die Kanzlei kümmert sich um Beurkundung und Beratung, DigiRift erledigt den technischen Rest. Wer wissen möchte, welche Kennzahlen sich in der eigenen Kanzlei heben lassen, findet über die Erstberatung von DigiRift für Notariate einen konkreten Einstieg.

Fazit

Jeder Anruf in einem Notariat enthält Informationen über Bedarf, Zeitpunkt und Anliegen der Mandanten, die bislang meist ungenutzt verloren gehen. Eine systematische Anrufauswertung verwandelt dieses Rauschen in eine belastbare Datenbasis: für Sprechzeiten, die zum echten Anrufverhalten passen, für FAQ-Seiten, die wiederkehrende Fragen abfangen, und für eine Personalplanung, die das knappe NoFa-Team entlastet. Voraussetzung ist eine Lösung, die Datenschutz und Verschwiegenheit von Anfang an mitdenkt. In einem 20-minütigen Erstgespräch klärt DigiRift, welche Anrufmuster in Ihrer Kanzlei vorliegen, welche Standardfragen sich automatisiert beantworten lassen und mit welchem Entlastungseffekt Sie realistisch rechnen können.

Quellen

1. Statista (2025): Verteilung der Kommunikationskanäle in deutschen Contact Centern. statista.com
2. Bundesnotarkammer / notar.de (2026): Statistik zur Zahl der Notarinnen und Notare in Deutschland. notar.de
3. McKinsey & Company (2024): How advanced analytics can help contact centers put the customer first. mckinsey.com
4. McKinsey & Company (2024): Gen AI in customer care: Using contact analytics to drive revenues. mckinsey.com
5. Bitkom (2026): Künstliche Intelligenz in Deutschland, Einsatz in Unternehmen. bitkom.org